ログイン見積書をLINEで送る方法
スマホでPDF作成から共有まで解説
見積書を作成したものの、メールではなくLINEで送りたい場面があります。
スマートフォンで見積書をPDFにできれば、端末の共有機能を使ってLINEで送ることができます。
この記事では、見積書をLINEで送ってよいか、PDF形式が適している理由、Quottoで見積書を確認する手順、iPhoneの共有画面からLINEを選ぶ方法、送信前の確認事項、一緒に送るメッセージ例までを、順番に解説します。
Quotto（クオット）は、業種を問わず、誰でも簡単にスマートフォンから見積書・請求書を作成し、その場でPDF発行・共有できる月額500円（税込）からの見積書・請求書作成アプリです。
見積書はLINEで送ってもよい？
相手がLINEでの受け取りを了承している場合、PDFにした見積書をLINEで共有する方法があります。
一方で、企業によってはメール、郵送、専用システムなど、送付方法が指定されていることがあります。取引先や顧客のルールがある場合は、そちらを優先してください。
普段からLINEで連絡を取り合っている個人のお客さまには、LINEでの送付が便利な場合もあります。
大切なのは送付方法だけではありません。見積書の内容と、送信する相手を間違えないことが重要です。
「LINEで送れるか」だけでなく、相手が希望する方法で、内容を間違えずに届けることが大切です。
見積書はPDFで送るのがおすすめ
見積書をLINEで送るときは、PDF形式が扱いやすい場面が多くあります。
PDFは、送った相手の端末が異なっても、レイアウトが維持されやすい形式です。保存や印刷もしやすく、Excelなどの編集用ファイルと比べて、内容が意図せず変わりにくいという特徴があります。
画像で送る方法もありますが、文字が小さくなったり、複数ページをまとめにくかったりする場合があります。
送信する前には、自分でも一度PDFを開いて、表示が崩れていないか確認しておくと安心です。
見積書をLINEで送る基本的な流れ
Quottoで見積書を作成してからLINEで送るまでの流れは、次の6ステップです。
STEP 1．Quottoで見積書を作成する
お客さま、見積項目、数量、単価を入力して見積書を作成します。作成手順は「工事見積書をスマホで作る方法」で詳しく解説しています。
STEP 2．完成した見積書を確認する
見積書を作成したら、送信する前に完成したPDFを確認します。
宛名、件名、明細、数量、単価、消費税、合計金額などに間違いがないか確認してください。
※画面および見積内容はサンプルです。
STEP 3．「PDFを保存・共有・印刷」を選ぶ
内容に問題がなければ、画面下の「PDFを保存・共有・印刷」を選択します。
STEP 4．スマホの共有画面でLINEを選ぶ
「PDFを保存・共有・印刷」を選択すると、スマホの共有画面が表示されます。
インストールされているアプリや端末の設定によって、共有先の種類や並び順は異なります。表示された共有先からLINEを選びます。
※画面および見積内容はサンプルです。
STEP 5．送信相手を確認する
LINEを選んだら、送信先を選択します。送る相手が正しいか、グループではないかを必ず確認してください。
STEP 6．メッセージを添えて送信する
必要に応じて、あいさつや確認のお願いなどのメッセージを添えて送信します。送信直前に、もう一度相手を確認すると誤送信を防げます。
iPhoneから見積書PDFをLINEで送る方法
- Quottoで見積書のPDFプレビューを開く
- 宛名や金額など、内容を確認する
- 「PDFを保存・共有・印刷」を選ぶ
- iPhoneの共有画面を開く
- 共有先からLINEを選択する
- 送信先を選択する
- 必要に応じてメッセージを添える
- 送信相手をもう一度確認して送る
Quottoで作成したPDFを、iPhoneの共有機能からLINEへ送れます。QuottoがLINEへ自動で送信したり、LINEと公式に連携したりする仕組みではありません。
iOS、LINEアプリ、ブラウザのバージョンや端末設定によって、ボタン名、表示位置、共有先の並び順が異なる場合があります。
Androidから見積書PDFをLINEで送る場合
Androidでも、基本的な流れは同じです。見積書のPDFを開き、端末の共有メニューを表示して、共有先からLINEを選び、送信相手を確認し、必要に応じてメッセージを添えて送信します。
ただしAndroidは、メーカー、機種、OS、ブラウザによって共有画面の見た目や項目の並びが大きく異なります。この記事の画面はiPhoneのものなので、Androidの操作例としてそのまま当てはまらない場合があります。お使いの端末の共有メニューに読み替えてお試しください。
LINEで送る前に確認したい項目
LINEで送る前に、次の項目を確認しておくと安心です。
- 会社名または顧客名
- 敬称
- 見積書番号
- 発行日
- 見積有効期限
- 件名
- 作業内容や商品名
- 数量
- 単価
- 消費税
- 合計金額
- 支払条件
- 工事範囲
- 追加料金が発生する条件
- 発行者情報
- 送信相手
- グループLINEではないか
特に、送信相手の確認は最後にもう一度行ってください。相手やグループを取り違えると、他のお客さまの金額や情報が意図せず伝わってしまうことがあります。
見積書と一緒に送るLINEメッセージ例
見積書のPDFだけを送るより、短いメッセージを添えると相手が確認しやすくなります。そのまま使える例を3つ紹介します。
LINEで見積書を送れないときの確認事項
LINEで見積書を送れないときは、次の点を順に確認してみてください。
- 見積書をPDFとして保存できているか
- 一度「ファイル」に保存してから共有できるか
- LINEアプリがインストールされているか
- 共有画面にLINEが表示されているか
- 通信状態に問題がないか
- LINEアプリやOSが古くないか
- PDFを閉じて再度開くと共有できるか
- 送信先がファイルを受信できる状態か
共有先の表示や送信の可否は、LINEアプリやOS、端末の設定によって変わります。これらはQuotto側で動作を保証できない部分のため、LINE側の表示に関する事柄をQuottoの不具合と決めつけず、上記を順に確認してください。
Quottoなら見積書作成からPDF共有までスマホで進められる
Quottoは、スマートフォンで見積書を作成できるアプリです。
見積項目、数量、単価を入力し、完成した見積書を画面で確認して、PDFとして保存・共有・印刷へ進めます。端末の共有機能から、LINEやメールなどを選べます。
現場やお客さまとの打ち合わせで内容を確認したあと、事務所へ戻って同じ内容を入力し直す手間を減らせます。打ち合わせの内容が新しいうちに、見積書を届けやすくなります。
早く送るために確認を省くのではなく、確認しやすい仕組みによって、早く届ける。Quottoはそこを大切にしています。
見積書をLINEで送ることについてよくある質問
見積書をLINEで送ってもよいですか？
相手がLINEでの受け取りを了承しており、会社や取引先のルールに反しない場合、PDF形式で共有する方法があります。相手によって指定の送付方法があるため、事前に確認することが大切です。
見積書は画像とPDFのどちらで送るべきですか？
通常は、レイアウトを維持しやすく、保存や印刷もしやすいPDFが適しています。画像では文字が小さくなったり、複数ページをまとめにくかったりする場合があります。
LINEで送る前に何を確認すればよいですか？
宛名、件名、明細、数量、単価、税額、合計金額、有効期限、発行者情報、送信相手を確認します。特に誤送信を防ぐため、送信相手を最後にもう一度確認してください。
QuottoからLINEへ直接送信できますか？
Quottoで作成した見積書PDFを、スマートフォンの共有機能からLINEへ送ることができます。QuottoがLINEへ自動送信する仕組みではありません。
共有画面にLINEが表示されない場合はどうすればよいですか？
PDFを一度端末の「ファイル」などへ保存し、保存したPDFから共有する方法を試してください。LINEアプリ、OS、ブラウザ、端末設定によって共有先の表示が異なる場合があります。
見積書が必要な場所で、そのまま作成
現場や訪問先で見積書を作成し、PDFで保存・共有。見積書提出までの時間と二度手間を減らします。