ログイン見積書から請求書を作る方法
入力し直さずスマホで作成
見積書を作成したあと、請求書を発行するたびに顧客名や明細をもう一度入力していると、手間もミスも増えやすくなります。
Quottoでは、発行済みの見積書を探し、その内容をもとに請求書を作成できます。
本記事では、帳票検索から見積書を開き、内容を引き継いで請求書を発行する流れと、確認しておきたいポイントを解説します。
Quotto（クオット）は、業種を問わず、誰でも簡単にスマートフォンから見積書・請求書を作成し、その場でPDF発行・共有できる月額500円（税込）からの見積書・請求書作成アプリです。
見積書と請求書の違い
見積書は、仕事の内容や金額を、契約や着手の前にお客さまへ提示するための書類です。
請求書は、実際にその代金を請求するための書類です。
同じ内容を引き継ぐことは多いものの、書類としての役割は異なります。
請求書には、支払期限や振込先など、見積書には無い情報が必要になることがあります。
そのため、見積書をそのまま上書きするのではなく、請求書として別に発行するほうが、あとから見返したときにも分かりやすくなります。
毎回最初から請求書を作ると手間が増える理由
見積書とは別に、請求書を毎回ゼロから作ると、次のような手間やミスが起こりやすくなります。
- 顧客名を、また最初から入力する
- 件名を、また最初から入力する
- 明細を、また最初から入力する
- 数量や単価を、見積書と見比べながら打ち直す
- 金額を転記する際に、書き写しミスが起こりやすい
- 見積書と請求書で、内容が少しずつずれてしまう
- 仕事が終わったあとに、また入力し直すのが面倒
見積書の内容を請求書へ引き継げると、入力の手間だけでなく、見積書と請求書のズレも減らしやすくなります。
まずは発行済みの見積書を探す
請求書作成の出発点は、元になる見積書を見つけることです。
Quottoでは、帳票検索から発行済みの見積書を探せます。件名、お客さま名、書類番号などで検索でき、見積・請求の切り替えや、更新日時順・発行日順の並べ替えもできます。
作成済みの見積書を見つけて開くところから、請求書作成が始まります。帳票検索から探せると、あとから請求書を作るときも迷いにくくなります。
※画面および帳票内容はサンプルです。
見積書から請求書を作る基本的な流れ
Quottoで見積書から請求書を作るまでの流れは、次の4ステップです。
STEP 1．帳票検索から、元になる見積書を探す
帳票検索で、件名・お客さま名・書類番号などから、請求書の元にする発行済み見積書を探します。
STEP 2．発行済み見積書を開き、「この見積から請求書を作成」を選ぶ
見積書の閲覧画面にある「この見積から請求書を作成」を選ぶと、内容を引き継いだ請求書の作成へ進めます。
STEP 3．宛名・件名・金額・支払期限・振込先を確認して請求書を発行する
宛名・件名・請求金額は見積書から引き継がれます。お支払期限とお振込先を確認して、請求書を発行します。
STEP 4．完成した請求書を確認する
請求書番号・支払期限・振込先が加わった請求書が作成されます。内容を確認し、必要に応じてPDFの再作成や再送を行います。
発行済み見積書から請求書を作成する
帳票検索などから見積書を開くと、閲覧画面が表示されます。
この画面にある「この見積から請求書を作成」を選ぶと、見積書の宛名・件名・明細・金額をもとに、請求書の作成へ進みます。
このとき、元の見積書自体は変更されません。請求書は、見積書とは別の書類として新しく作成されます。
※画面および帳票内容はサンプルです。
請求書を発行する前に確認したい項目
「請求書を作成」画面では、見積書の明細・金額・宛名がそのまま引き継がれます。発行の前に、次の項目を確認しておくと安心です。
- 宛名
- 件名
- 請求金額
- 明細内容
- 数量
- 単価
- 消費税
- 合計金額
- お支払期限
- お振込先
- 発行者情報
- 請求書番号
- 見積書との内容差異がないか
- 必要に応じて備考や支払条件
※画面および帳票内容はサンプルです。
特に、次の3点を確認してください。
- 見積書と同じ内容を請求するか
- 追加作業や値引きがある場合は、そのまま発行せず内容を確認する
- お振込先が正しいかを必ず確認する（振込先が未入力のままでは発行できません）
作成した請求書を確認する
「請求書を発行」すると、見積書とは別の請求書が作成されます。
請求書には請求書番号が付き、お支払期限とお振込先が表示されます。宛名・件名・明細・金額は見積書から引き継がれています。
作成後は請求書の内容を確認でき、必要に応じてPDFの再作成や、同じ内容での再送も行えます。
※画面および帳票内容はサンプルです。
見積書から請求書を作るときの注意点
- 見積書の内容どおりに請求できるかを確認する
- 追加工事や値引きがある場合は、発行前に内容を見直す
- 請求書は、見積書とは別の書類として扱う
- 支払期限や振込先を空欄のままにしない
- 再入力を減らせても、最終確認は自分で行う
- 作業完了日と請求のタイミングが離れている場合は、金額や内容を特に確認する
早く請求書を作ることと、確認を省くことは別です。再入力を減らしつつ、最終確認を行うことが大切です。
Quottoなら見積書から請求書までスマホで進められる
Quottoでは、実際に次の流れをスマートフォンで進められます。
- 帳票検索から見積書を探す
- 見積書を開く
- 「この見積から請求書を作成」を選ぶ
- お支払期限とお振込先を確認する
- 請求書を発行する
- 発行後の請求書を確認し、必要に応じて再送する
顧客名や明細を、もう一度最初から入力する手間を減らせます。見積書と請求書の内容もそろえやすくなります。
現場や外出先でも、スマートフォンで請求書の作成を進めやすくなります。
Quottoは、見積書の作成だけでなく、その後の請求書作成までスマホで進めやすくすることを目的に設計された、見積書・請求書作成アプリです。
発行済み見積書の内容を引き継ぎ、請求書として別に作成できます。見積書が自動的に請求書へ変換されるわけではありません。
作成した請求書を後から探すには
作成した請求書も、帳票検索から確認できます。
発行済みの見積書と請求書を、書類番号・件名・お客さま名などで探せます。見積・請求の切り替えや並べ替えにも対応しています。
あとから探せることは、請求書の再確認や、同じ内容での再送にもつながります。
見積書から請求書を作ることについてよくある質問
見積書から請求書を作ることはできますか？
発行済み見積書の内容をもとに、請求書として別の書類を作成する方法があります。Quottoでは、見積書の宛名、件名、明細、金額などを引き継いで請求書を発行できます。
見積書をそのまま請求書にしてよいですか？
見積書と請求書は役割が異なるため、同じ内容を請求する場合でも、請求書として必要な情報を確認したうえで、別書類として発行するのが分かりやすいです。
請求書を発行する前に何を確認すればよいですか？
宛名、件名、明細、数量、単価、消費税、合計金額、お支払期限、お振込先、請求書番号などを確認します。追加作業や値引きがある場合は、その内容が反映されているかも確認してください。
見積書の内容はどこまで引き継げますか？
Quottoでは、宛名、件名、明細、数量、単価、金額などを引き継いで請求書を作成できます。請求書には、請求書番号・お支払期限・お振込先が新たに加わります。見積書特有の有効期限は請求書には引き継がれません。
作成した請求書は後から確認できますか？
はい。帳票検索から、発行済みの見積書・請求書を書類番号・件名・お客さま名などで探して確認できます。内容の再確認や、同じ内容での再送にもつながります。
見積書から請求書まで、スマホで進める
帳票検索から見積書を探し、内容を引き継いで請求書を作成。再入力の手間を減らし、見積書と請求書の内容をそろえやすくします。